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客户案例

人民邮电出版社:行走在线上的人才管理和发展平台

        人民邮电出版社成立于1953年10月,是集图书、期刊、音像电子及数字出版于一体的综合性出版大社。全社现有员工800余人,是一支素质高、能力强、业务精、善创新的团队。

一、出版行业是高度依赖于智力资源的行业

        出版行业是一个比较特殊的行业,其核心产品在于知识和内容,人类通过书籍看到的是里面的知识和内容。出版行业在人类社会的发展历程中起到风向标的作用,无论是社会科学、自然科学还是文化艺术,出版行业所扮演的是启蒙和发展的作用。因此,出版行业对人才的要求非常高,也非常特别,例如出版行业最核心的编辑岗位,除了需要深厚的文化底蕴和专业背景,同时对所从事的领域以及相关领域要有很好的洞察,能够判断出未来的发展方向,这就是所谓的要能够站得高、看得远、立意准;同时还需要有很强的执行力,能够找到合适的作者,将想法变成现实;在产品出来后,编辑还需要能让更多的人了解这个产品,只有获得读者的认可,产品才有价值。因此,出版是一个知识密集型产业,编辑是一个智力密集型职业,出版行业是一个高度依赖于人的智力资源的行业,人才的发展发挥着至关重要的作用。

二、人力资源信息化前的困境:习惯性自“嗨”

        人民邮电出版社成立于1953年,在采用人力资源管理系统之前,人力资源管理中的基础环节薄弱,信息分散,基本上是采用Excel的形式管理,相关数据分散在不同人员的电脑中,部门内部无法实现信息共享,部门之间存在信息孤岛现象,信息更新不及时,无论是员工本人还是人力资源的同仁都不太重视,在需要维护信息时,时常发生一个Excel表格上的数据更新了,而另一个Excel表格却忘了更新,再加上相关人员对彼此之间的工作不了解,都只想着管好自己的一亩三分地。例如我刚到人力资源部工作的第一天,领导要我统计全社35岁以下编辑岗位人员过去三年的收入,当时我们用了整整一天的时间准备,数据最后还要再核实。原因其实很简单,就是年龄、岗位、工资收入等信息分布在不同同事的不同Excel文件里面。无论是数据的规范性还是完整性都很难掌握和控制,当时打开电脑就会经常看到修改一、修改二、定稿一、定稿二、最终稿一、最终稿二……,最后往往自己都不知道哪个才是最终稿。

        人民邮电出版社实行的是三年一个聘期,到三年的时候我们所有的中层干部全体重新竞聘。采用系统前,这是人事部门最痛苦的时候,基本每天都要加班到12点以后,根据大量的纸质表格来统计测评结果,呈报党委办公会作为讨论的依据。而干部年终考核、选拔、竞选民主测评时,我们也要花大量的人力、时间来统计结果。此外,还有上级单位和企业内部需要的各类报表,这些报表的数据校验以及反复修改,对我们来说也是件非常痛苦的事情。

        其他如经常收到查询年假剩余天数的电话、干部人事档案专项审核、干部因私出国境的证件管理等都是我们人力资源管理部门的阵痛。每月一到发工资的时候,基本上相关人员是不能在那天休假的,而且人力资源部和财务部的同事往往还需要加班。

        采用人力资源信息系统前,一个普遍的现象是HR同仁一方面抱怨工作很忙、很累,另一方面又很习惯当时的工作方式。现在反思来看,这种现象算是一种习惯性自“嗨”。

三、行走在线上的人才管理和发展平台

        我们虽然只有800多名员工,但下属企业有10余家,而我们本部的岗位体系又分为编辑、营销、职能多个序列,每个序列分为助理级、初级、中级、高级和资深高级多个级别,采用的是矩阵式管理。我们在计划上线人力资源管理系统的时候,一个要考虑的因素就是要为下属企业预留一个平台接口,同时也要考虑到上级单位将来整合人员信息的需要,更重要的是希望通过人力资源管理信息系统这样一个有效的工具来提升人力资源的整体管理水平,因此,经过多方选择和仔细考察,最终决定采用宏景人力资源管理系统。

        人力资源管理信息化,主要是要解决什么问题?这是人力资源管理信息化第一个要思考的问题。基于多年的实践,我们认为人力资源信息系统在三个方面对我们起到了很大的支撑作用,第一是人力资源管理基础的夯实和固化;第二是人力资源管理效率和工作质量的提升;第三是对人才培养的有效支撑。

1、人力资源管理系统是人力资源管理基础的夯实和固化

        实际上我们人力资源的顶层设计是制度,因为制度建设会把很多很好的成果固化下来,不会随着人发生变化而走样,多年来我们一直注重制度建设,而制度建设的生命力在于执行。e-HR系统就是制度固化的载体,同时也是数据整合、规范整合、操作流程整合、人才成长记录整合,甚至是人员关系整合的有效工具。通过e-HR系统作为人力资源信息的数据仓库,实现人力资源管理信息的全部集合化管理,在人力资源内部不同岗位之间实现信息的共享共用,在不同部门之间实现关于人员信息的互通,让员工实现一处填写,便能够多处准确调用。

2、通过人力资源的信息化实现管理效率和工作质量的提升

        在采用宏景人力资源管理系统后,我们的人力资源部减少了一个人员,更重要的是实现了减员增效。人力资源部门的工作内容也比以前有了增加,工作做得越来越细、质量越来越好,工作效能有了很大改变。例如通过我们采用的宏景云平台,在开展测评、考核评价等方面的工作时,基本上把过去几天,甚至需要一、两周才能完成的工作变成分分钟搞定,整体工作效率有了大幅度的提升,出结果的时候可以做到秒出结果。2017年4月,我们所有的中层干部全体竞聘,涉及到50多个岗位,参与竞聘的人员远远超过了这个数量,在确定聘用方案、机构设置、干部职数、集团审批等所有流程走完后,于3月23日公布了竞聘岗位,3月27日截止报名,3月28日一天就做完了资格审查。如果没有宏景云平台的支持,一天做完资格审查,这在以前是想都不敢想的。再如,在我们的薪资体系中,有不少补贴项有起止时间限制和年限控制,采用e-HR系统前,我们不得不用人脑来记,在薪资计算和发放时经常要做人工的调整。通过采用宏景系统的薪资处理模块,给有时间要求的补贴项设置起止时间和相应的年限条件,系统就能自动处理,有效地解决了类似的问题。通过人力资源信息化实现管理效率和工作质量提升的例子还有很多,前面部分所提到的困境也都得到了比较满意的结果,在此就不一一赘述了。

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图1 使用云平台进行中层干部的民主测评,“秒”出结果

3、人力资源管理系统是人力资源管理基础的夯实和固化

        作为高度依赖于人的智力的知识密集型行业,人才的发展在企业的生存与发展中起到至关重要的作用,而基于信息化系统实现人力资源高效管理是有效进行人才发展工作的基础。我们期望的人力资源管理系统除了能实现高效的人力资源管理之外,还期望在人才发展体系中扮演重要的角色。

        我们的人才培养体系是双重引导:我们把部门领导定义为人才培养的第一责任人,而包括社长在内的具有高级专业技术职务的其他领导承担第二导师的责任。例如应届毕业生的招聘,人力资源部的责任是应届毕业生招聘质量的把关,去挑选符合企业价值文化、具有成长潜力的一张“白纸”;部门领导是应届毕业生的第一导师,要负责他们的日常培养和能力提升,教会他们相应的业务技能;第二导师要负责对他们进行职业规划的引导和职业困惑的解答。

        在人才队伍建设和培养的过程中,要做的事情很多,如果所有这些事情都要靠人通过手工的方式一件一件去记、去做的话,我们是顾不过来的。人力资源管理信息化建设就是我社人才队伍建设的基础支撑,是人才队伍发展的“抓手”。我们认为若没有这样一个基础支撑和“抓手”,人才发展体系的落地和人才建设体系的实施会大打折扣。例如我们在实行新员工培养的时候,有一个明确的谈心谈话制度,要求所有的新员工和他的导师要定期开展谈心谈话。但是具体有没有谈?怎么谈?企业和人力资源部如何来掌控?我们的经验就是充分的利用人力资源管理系统,通过人才培养跟踪记录模块来进行管理和监控。每次谈完之后,需要把谈话时间、地点、心得体会以及新员工的收获,经过总结归纳简单的记录在人力资源管理系统中,通过人力资源管理系统来对人才培养的过程和结果进行监控。

        宏景人力资源管理系统已经成为员工在企业发展和职业生涯的全程记录者,通过信息的更新与变化,在反映员工的成长轨迹、发现其不足、明确其提升方向等方面起到至关重要的作用。同时也给员工在晋升、考评时提供了便利,例如有位同事在申报正高职称的时候,打开人力资源管理系统发现这些年走过的路径在系统里清晰可见,很多东西自己都已经记不住了,但是在人力资源管理系统中很清晰地记录着自己发表过什么样的作品、获得了什么样的奖项,基于系统记录填起申报材料来就非常简单了。

        企业里人才建设和培养体系也是在不断更新和变化的。宏景人力资源管理系统的多子集功能可以很好地支撑我们不断完善的人才建设和培养体系。根据人才建设和发展的需要,我们可以非常方便地扩展新子集。这种便捷的可扩展性也是我们人才建设和培养发展过程中必不可少的要素。

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图2整合业务流程


四、关于e-HR系统的感悟

1、反思是前进的动力,系统工具促进了管理理念的更新

        对生活和工作的不满永远是我们改进的动力,既然不满,我们就要寻求改变。经过多年的实践和反思,我们认为人力资源管理系统是人力资源管理信息化的一个抓手,其背后是制度的规范化和流程的再造,甚至是管理理念的更新。以前大家都会觉得人力资源部门是一个黑匣子,永远不知道他们在干什么。我们认为对企业来讲一个新的管理理念是:除非这是商业秘密或企业的核心机密,否则就让它透明化,你会发现越透明,管理成本就越小,就不会有小道消息,与其让小道消息满天飞,不如正面引导,第一时间把正面信息抛出来,小道消息自然而然就没有了。

2、用专业的工具做专业的事

        我们人力资源信息化的一个建设思路是1+N,不要企图用一个平台解决所有的问题,每个工具都会有自己擅长的方面,用专业的系统做专业的事才是解决问题的正确思路。在与宏景软件合作初期,宏景的顾问向我们多次推荐了宏景云平台,当时我们没有特别在意。但当我们要进行新一轮竞聘,马上就要面临各种数据的采集、统计和汇总分析等工作时,一次偶然的机会,我们发现宏景云平台可以非常好地解决竞聘工作的痛点,采用后也确实给我们带来了很大的帮助,取得了超过预期的效果。我们认为以开放的心态了解新产品、新技术非常重要,通过对新产品和新技术的了解,可能会非常有效地解决工作中的痛点、难点。

3、e-HR是旅程,需要持续改进和优化

        人力资源管理系统是一个工具,贯穿于人力资源管理的全流程,以系统作为抓手,通过持续改进和优化可以取到更大的成效。在e-HR系统实施过程中,要整体、全面的思考和规划,完善管理规范,梳理和优化业务流程。而在e-HR系统实施完成后,仍然要从以人为本的角度出发,不断改进和完善管理体系,实现业务流程的优化和再造。e-HR系统是一个没有终点的旅程,持续的改进和优化甚至更为重要。存在的不一定合理,过去不代表今天,更不代表明天,要突破习惯性的固有思维,不要认为原来的两件事就必须分成两件事来做。像流程、内部的表单、报告等,通过反思与整合,调整、去除不合理的内容和节点,合并可以合并的内容,才能使人力资源管理体系和系统更加敏捷、合理、高效。

4、实施与知识转移并重

        在人力资源管理系统实施的过程中,知识转移也非常重要。系统的实施过程是一个非常好的契机,通过这个契机来理解系统的逻辑,全面掌握相关的技术和技能会对未来的管理和优化带来非常大的便利。项目结项之后,不仅要留下一套系统,还要培养出内部能够驾驭系统的人才。

5、以合作伙伴和服务的思维来推进信息化

        我们认为在推进人力资源管理信息化过程中,不要以管理者的思维来做人力资源管理系统,不要只考虑人力资源部同仁能从系统中获得的受益,要从其他部门和所有员工的角度来思考,如何为他们提供服务和工作的便利。只有这样,我们的人力资源管理系统才能得到他们的支持和拥护,才能让系统得到广泛应用,给企业带来更大的成效。例如我们在实施的过程中,不仅从人力资源部门的角度去想这个事情怎么做,还要站在企业整体信息化的高度来考虑,甚至想到了怎么方便其他部门的工作等细节。

         实施人力资源管理系统的那些日子也许会让你略感痛苦,但随后你将享受更多惬意,停止无谓的加班,拥有更多的时间去做更有价值的事情。
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  :2019-01-18  【】  【