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【案例分享】云南交通规划设计研究院:从传统科研院所走向知识型企业

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云南省交通规划设计研究院(以下简称云南院)成立于1956年1月,是一家集规划、勘察、设计、咨询和监理于一体的综合甲级单位,名列全国勘察设计单位综合实力百强单位。50多年来,云南院出色地完成了一大批交通工程基础设施建设前期工作,在西南大地上结下了累累硕果。

2001年云南院由事业单位企业化管理转变为具有企业法人实体和市场主体的科技型企业。在激烈的市场竞争中,云南院取得了丰硕的发展成果,同时也锻炼了一支高素质的人才队伍,在目前700多名职工中高级工程师200人、高中职人员占职工总数的70%,获得国家注册类工程师资格近70余人次,多人享受政府特殊津贴。从这个意义上来说,云南院是一家充分参与市场竞争的知识密集型企业。

在快速发展过程中,云南院深刻认识到人才是企业发展、赢得竞争的关键,因此高度重视人力资源管理,并引进了宏景e-HR系统提升人力资源管理信息化水平。


整合的人力资源信息平台

随着云南院的快速发展,高端人才规模不断扩大,在这种情况下人员管理的工作量及复杂度也在不断加大。而作为勘察设计单位,云南院对人员信息的准确性要求很高,比如在各类招标中都会对有资质的人员数量提出要求。但由于人员分散到各个二级处室,这就增加了人员信息集中管理和实时更新的难度。另外,各个处室经常需要根据各类项目投标要求,查阅全院有资质人员信息,所以对人员信息共享也提出了较高的要求。

正是在这些现实问题下,云南院利用e-HR系统建立起全院共享的人力资源基础信息平台,实现了如下三个效果:一是将全院人员信息整合起来,在一个数据平台下对全院人员实现统一管理;二是通过业务关联和授权维护,比如人力资源部门可以根据员工各类信息变动情况进行集中维护动态形成子集记录等,从而保证信息的实时准确;三是建立起全员共享和便捷的信息查询机制,可以方便地进行人员信息查询,导出相关信息。
规范高效的人力资源流程

人员入职、转正、调岗、调薪、离职等是所有组织人力资源管理的基础内容,这类工作的基本导向是规范高效协同,即需要利用最少的成本实现规范准确的操作。这类工作与人员规模密切相关,人员规模越大则基础性工作量越大,于是人力资源部门要投入人力和时间应付这些繁琐的事务性工作;更为严重的是,人力资源部门往往由于陷入这些事务性工作而没有时间和精力从事那些管理性、规划性工作。换句话说这类工作的完成只能让员工没有不满意,但是却无法让员工真正的满意。企业竞争力的提升和人才开发培养必须依靠企业人力资源管理水平的整体提升。

宏景e-HR在这个方面具有非常大的作用。通过e-HR系统将基础管理流程信息化,越是大量的重复性基础工作则信息化流程就越有优势,边际成本将会迅速降低。云南院利用信息化手段,借助宏景e-HR可视化的工作流引擎,并与各类表单相结合,实现了员工从入职、转正、调岗、调薪直到离职的全周期管理,保证了基础业务的规范执行。

更值得重视的是,在业务流程中实现的各类业务管理都会变更员工信息,e-HR系统可以在业务流程结束后自动将这些信息变更归档,这样就保证了员工信息的实时更新,并且留下所有业务操作过程的电子痕迹,实现了管理的可追溯性,也为各类劳动关系纠纷的解决预先留下了全面的证据链。
实时准确的人力资源报表

人力资源报表是人力资源部门非常重要的一项工作内容,每到季末或是年底人力资源部门都会专门拿出一段时间来进行各类人力资源数据统计分析,制作各类报表呈递高层;而一旦企业高层临时提出一个需求或者提出一个非常规的需求,人力资源部门就会花费很多时间专门进行数据统计、分析,而且还往往无法保证数据的准确及时性。虽然采用了Excel方式进行数据管理,较纸质管理方式有了很大进步,但是在数据汇总、分析、共享应用等方面仍存在巨大局限性。

在前述建立起整合的人力资源信息平台基础上,并结合数据更新机制,云南院利用宏景e-HR方便的表格工具,将企业高层所需的各类报表以及向政府有关部门报送的各类报表样式内置到系统中,可以随时取数,瞬间自动生成报表。即使领导临时性提出非常规要求,人力资源部利用表格工具可以非常快速地完成报表样式制作,报表即可自动生成数据。

目前,云南院已经将《人员结构分析表》、《劳动报酬分析表》以及社保、年金等多类内部报表以及政府及上级主管部门劳动统计中期末人数、平均人数、劳动报酬、工资构成、学历构成、人员变动、增加人员、减少人员等各类统计报表自动生成,既提高了工作效率,还确保了数据准确,更好地支撑了企业人力资源管理决策。
灵活便捷的薪酬保险管理

薪酬保险管理与每个员工息息相关,包括日常的薪酬发放、社保缴纳、薪酬调整等在内的大量工作,需要绝对准确,而且也是一项工作量极大的工作。云南院目前在薪酬上采取了院级统筹、绩效工资二级分配的管理体制,将员工薪酬分配的权利下放到各个二级处室,从而大大有利于激发员工的积极性。但由此带来的问题是,由于各个二级处室并没有人力资源管理人员,从而造成了薪酬管理以及与此相关的社保等各项管理更加复杂。

利用e-HR系统,云南院人力资源部首先利用薪酬总额管理功能,对各二级处室的薪酬总额进行分配,然后各处室根据员工完成的项目工作量以及考核结果进行员工具体薪酬分配,并将分配结果导入系统。系统即可根据员工分配,完成养老、医疗等各项社保以及公积金的计算和缴纳。e-HR让这些复杂的薪酬管理工作自动化、简单化和高效化。

确保制度落地的绩效管理

绩效管理是所有企业人力资源管理的重点,但是大多数企业都面临着非常严重的绩效管理落地难题。产生这一问题的原因是多方面的,从执行角度来说主要是如下几个典型原因:绩效管理本身的复杂性带来了巨大的管理成本;绩效管理缺乏执行力;打分过程中的趋中趋势、手松手紧等影响了绩效管理公正性;直线经理和员工对绩效管理的参与度和配合度有限等等。云南院也在绩效管理中遇到了这些典型性问题。

云南院对e-HR系统的引入寄予了很大的期望,当然信息化也不负众望,大大地支撑了云南院的绩效考核。云南院实行月度、季度、年度考核,每月进行360度评价,这种考核方法需要进行多主体多维度的复杂打分,虽然能够较好地评价反馈员工能力特征,但是却存在工作量大、多维度打分中趋中趋势明显的问题。利用e-HR系统,只需要将考核关系配置到系统中,评价任务就会自动推送到员工的自助平台上,点击进入即可进行考核。同时e-HR对考核打分做了细致的参数设置,比如对同一考核者对多个考评对象评价为优秀的比例进行限制,还可设定对员工评价为优秀或较差的需要提交说明,这些参数设置能够在很大程度上避免打分趋中以及手松手紧的问题。打分后系统即可自动完成结果计算,避免了收集考核表和汇总计算的麻烦。员工登录自助平台即可查看个人考核结果,直线经理随后即可进行绩效反馈。可以说,e-HR系统切实推动了绩效管理的落地执行。

实现全员应用的自助平台

从知识型员工的特点来说,员工参与管理对于提升员工积极性和创造性是必要的,对于企业管理水平的提升也具有很大意义。因此,云南院高度重视基于e-HR系统的自助平台的建设和使用。

在这个平台上,员工可以按照授权查看自己的各项信息,包括个人基本信息,还包括工资、绩效结果等信息,这种自助查看的方式提高了员工的知情权。员工还可以利用参与各类业务管理,比如参与绩效打分等,当然员工还可以通过意见箱、咨询台等线上渠道向人力资源部提出意见和建议。反过来,人力资源部也可以根据当前管理的关键问题制订调查问题,由员工在线填写后系统自动汇总分析,帮助企业了解和掌握员工对各项管理工作的态度和意见。


自助平台的应用极大地便利了员工了解企业信息、参与日常管理,改善了企业人力资源管理服务的提供方式和效率,对于提高员工满意度、调动员工积极性起到了极大的作用。

目前,云南院正在推进二期项目建设,进一步建设和完善更加整合的人力资源管理信息系统,更好地支撑企业人力资源管理变革与提升、推动企业战略实现和快速发展。



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  :2016-11-28  【】  【