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【案例】-云南师范大学:人事管理工作的信息化转变

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云南师范大学是一所历史悠久、传统优良的省属重点师范大学,是云南省政府和教育部共建高校、国家中西部基础能力提升工程重点建设的100所高校之一。学校有文、史、哲、法、教、管、理、工、经济、艺术10大学科门类,下设24个学院,2个独立学院,40余个科研机构, 形成了多学科协调发展的学科与专业格局。

目前在职教职工2300余人,离退休教职工1300余人。随着学校教职工队伍规模的不断增加,人事管理的工作量与难度与日俱增,人事处面对大量的事务性工作而左支右绌,管理的规范性和精细化程度提升受到极大地制约,尤其是公开招聘、工资管理、职称评审以及师资培养等业务工作由于涉及面广且关系到个人利益而备受关注,成为人事管理中亟待提升的难点。

基础信息管理与流程规范化

针对学校所面临的问题,如果仍然沿用传统的手工方式已经很难支撑人事管理工作的改进,经过认真研究、多方考察和可行性论证,云南师范大学提出以人事管理信息系统来支撑学校管理变革的决定,通过系统来完成日常事务性工作,优化人事管理工作流程,提高教职工的参与度,提升管理效率和规范水平。

2009年底云南师范大学通过对国内多家人事管理系统供应商的方案与产品的比较之后,与宏景软件正式签署合作协议,确定了战略合作伙伴关系。
 
人事管理的规范性和效率大幅提升

基于信息化系统,云南师范大学建立起全校集中的教职工人员信息库,全面涵盖机关、教学、教辅、承包四类单位,包含在职、离休、退休、编外等各类型人员,实现了纸质文档等信息的电子化。并且,通过系统将教职工转正定级、职务晋升、薪级晋升、退休等人事管理流程都通过宏景软件图形化的工作流引擎预置到e-HR系统内,各流程还与相应的工作表单关联,系统按照关联关系和流程节点自动推送任务到相关人员系统桌面,只需登录自助平台,点击链接即可进行相应审批。一旦人员变动审批完成,则相关信息自动更新,这样就避免了人员变动导致的信息变更滞后问题。同时,在数据不断完善和动态更新的过程中, e-HR系统可以很方便地完成各类信息查询,自动生成各类统计报表,大幅度提高工作效率。


                                             
公开招聘:事业单位聘任制推进的重点

为了满足学校的快速发展,优秀教师人才储备成为一项重点工作,每年教职员工招聘的数量都在不断增加。而随着国家《事业单位人事管理条例》等一系列政策的出台,对高校公开招聘的规范透明的要求越来越高。以前每到年底,各学院都会上报招聘需求,人事处据此整理成招聘计划,经过校务会审批之后,再将审批后的计划反馈给各学院。招聘岗位通过各种渠道发布后,每年应聘简历数量有几千封,而且格式不统一,需要耗费大量的精力来完成简历筛选。而且学校对应聘者的笔试、面试环节较多,需要逐一电话通知,费时费力。因此,每到招聘时,人事处和各院系必然加班加点。整个招聘都是手工完成,对招聘的效果的统计分析和招聘工作的总结也是一份让人头痛的工作。

e-HR系统上线后上述问题迎刃而解:

各学院通过系统上报招聘需求,人事处在系统中进行汇总和审核,形成完整的招聘计划,并直接将招聘信息发布到学校官网及其他招聘渠道。

应聘者则可以直接在学校官网注册并填写所需信息,学校还根据需要设置了必填项,这样就使保证了信息规范性。

各院系可以在系统中对简历进行高效筛选,可设置简历筛选的客观条件进行自动筛选,这样就不必进行逐一阅读所有简历。

可以通过系统以邮件、短信方式通知合适的候选人并通知人事处进行审核和相关的安排。

通过e-HR系统让招聘过程更加公开、规范、透明,而且最大程度上降低了招聘工作量。

职称评审:教职工关注的焦点

职称评审工作是学校人事管理的一项关键内容,关系到所有教职工的切身利益,也是促进高校教师队伍综合素质提高的重要方式。

以往一到职称评聘的工作季,人事处首先要发布公告并逐一电话通知各院系申报人员准备和提交材料;然后对申报人员的基本资格进行初审;之后就是收集初审合格人员的资质材料,每到这时,办公室里堆满了教职工提交的资料;接下来是答辩环节,职称评审委员会投票产生最终人选。

在评审过程中,如何使个人申报和初步审核便捷高效,如何让评审过程更加公正、公开,是学校面临主要问题。

现在职称评审工作有了显著改善:首先,职称管理平台面向广大教职工开放,申报者在线就可以完成个人基础资料的填写和上报。这样,申报者的大量基本信息如姓名、性别、出生日期、所在部门、职务等信息由系统自动提取而无需重复填写,这样既减少了基础信息的重复填报又保证了信息填写准确性。




其次,在职称管理平台中通过定义必填信息项、自动审核公式,让信息审核工作事半功倍,实现了对于工作年限、定量的工作成绩和学术研究成果等内容的自动审核,同时支持人工复审、调整,从而保证了信息的真实性和有效性。

再次,职称评聘业务结束后,人事管理系统可按照规定格式批量的生成申报表,并在系统中实现了职称的调整与工资调整业务的自动关联。

工资管理:精准高效

工资管理是人事部门的一项重要工作,2300多位在职职工、1300多位离退休职工的工资管理的工作量实在不小;日常的工资核发毕竟常态化,而每年年底的薪级工资晋升都会让人事处忙上一阵子,筛选出符合条件的人员,还要走审批流程,都会产生不小的工作量;再加上随着事业单位养老保险并轨,养老保险管理又增加进来。由于工资涉及每个职工的切身利益,出不得一点差错,准确度、及时性上绝对不能含糊。

精准的计算和规范的流程是信息化的强项:

一是日常工资发放业务效率大幅度提升,只需要将国家事业单位工资标准和津补贴标准定义到 e-HR系统内,并及时维护教职工岗位等级和薪级信息,系统就可以自动完成工资计算,日常工资核算和发放业务效率提升立竿见影。

二是各类调资业务准确无误。对于职务、职称晋升人员的岗位工资调整和年度薪级工资调整,无需再像以往那样对照纸质文档逐一核准,反复核对。e-HR系统内由于各项基础信息准确,只需要将薪级调整的条件设置为汉化公式,系统即可自动检索出符合条件的调资人员,并自动启动相关的工资审批流程。

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通过信息系统的应用,云南师范大学人事管理工作无论是在服务还是管理上都有了较大的进步,得到了广大教职工和校领导的认可;未来还会进一步深化和完善系统的应用,使学校的人事管理工作进一步得到完善和提高。


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  :2016-06-27  【】  【